DSGVO-Checkliste

Unsere Checkliste fasst auf einen Blick die wichtigsten Maßnahmen zusammen, die Unternehmen ergreifen können, um den Anforderungen des neuen Datenschutzrechts gerecht zu werden.

Organisation & Dokumentation 

• Bestandsaufnahme aller Verarbeitungstätigkeiten in Verarbeitungsverzeichnissen
• Datenschutzbeauftragten bestellen und in Prozesse einbinden
• Prozesse zur Erfüllung der Dokumentationspflichten schaffen
• Regelmäßige Aktualisierung der Datenschutz-Compliance sicherstellen (Plan - Do - Check - Act)
• Interne Datenschutzrichtlinien implementieren

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Rechtmäßigkeit

• Rechtsgrundlagen für alle Verarbeitungen ermitteln, festlegen und dokumentieren
• Verarbeitungen von sensiblen Daten und Daten von Kindern besonders berücksichtigen
• Einwilligungsformulare aktualisieren und gegebenenfalls neue Einwilligungen einholen
• Umfassende Speicher- und Löschkonzepte erstellen/aktualisieren
• Möglichkeiten zur Anonymisierung oder Pseudonymisierung prüfen
• Beschäftigtendatenschutz regeln (z.B. zur Internet- und E-Mail-Nutzung, BYOD)
• Betriebsvereinbarungen prüfen/aktualisieren
• Entwicklungen bei branchenspezifischen Verhaltensregeln beobachten

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Transparenz & Betroffenenrechte

• Online-Datenschutzhinweise aktualisieren (z.B. auf Webseiten oder in Apps)
• Datenschutzinformationen für Beschäftigte aktualisieren
• Hinweise zur Videoüberwachung anpassen
• Arbeitsprozesse für Umgang mit Ansprüchen von Betroffenen schaffen 

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Datenübermittlungen & Vertragsmanagement 

• Verträge mit externen Dienstleistern (insbesondere zur Auftragsverarbeitung) abschließen/aktualisieren
• Verträge für gruppeninterne Datentransfers (Intra-Group-Agreements) abschließen/aktualisieren
• Vorgaben für internationale Datentransfers (z.B. Privacy Shield Zertifizierung, BCR, SCC) umsetzen
• Muster für Auftragsverarbeitungsverträge und gemeinsam Verantwortliche erstellen
• Due-Diligence-Prozess für die Prüfung von Zulieferern, Dienstleistern etc. erstellen

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Sicherheit & Datenpannen-Management

• Technische und organisatorische Maßnahmen überprüfen und Dokumentation aktualisieren
• Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Mitarbeitern und/oder Dienstleistern überprüfen und aktualisieren
• Mitarbeiter im Datenschutz und zur Informationssicherheit schulen
• Prozesse für Sicherheitsvorfälle und Umsetzung von Meldepflichten einführen
• Verwendete Zertifizierungen (z.B. ISO 2700x) dokumentieren

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Datenschutzfreundliche Prozesse

• Abläufe und Vorlagen zur Durchführung und Dokumentation von Datenschutz-Folgenabschätzungen erstellen
• "Privacy by Design" und "by Default” bei Produktentwicklung und im Einkauf berücksichtigen

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Zum Hogan Lovells Datenschutz Tool